Контрольно-курсовая работа по дисциплине "Тайм-менеджмент для руководителей"

Выпишите минимум 3 свои главные ближайшие цели на «стратегическую картонку». 

МОИ СТРАТЕГИЧЕСКИЕ ЦЕЛИ

1. Снизить вес, путем занятия спортом до 57 кг.
2. Приобрести автомобиль до конца апреля
3. Максимально адаптироваться в новом коллективе до 22 февраля

Отметьте (или выделите), где вам удобно хранить стратегическую картонку для ежедневного использования или напишите свой вариант:

• Вставлю в свой ежедневник
• Сделаю виджет на страничку в смартфоне
• Веду в отдельной категории в Списке задач Outlook
• Поставлю на прикроватную тумбочку
• Повешу дома на холодильнике
• Наклейка с целями на внутренней части чехла телефона
• Повешу над рабочим столом (на доску и т.д.)
• Напечатаю в электронном календаре, чтобы были всегда перед глазами
• Другое: сделаю заставку на телефоне

Упражнение № 2.

Выделите жирным правильный вариант из представленных формулировок по SMART-критериям:

Упражнение № 3

В колонке по вертикали выпишите дела сегодняшнего дня; по горизонтали - ваши цели из стратегической картонки. Оцените дела в баллах по вкладу в цели: «+1» - ведёт к реализации моей цели; «0» - ничего не поменяется; «-1» - мешает цели. Посчитайте сумму в баллах для каждого дела.

Упражнение № 1.

1. Представьте завтрашний день. Выпишите все задачи, реализация которых жёстко привязано ко времени. 
Если это рабочий день, то возможно это - совещание, встреча с клиентом, выезд к подрядчику. Если выходной, то - просмотр важной для вас телепередачи, поход в кино и др.
2. Выпишите все «гибкие» задачи, реализация которых не привязана ко времени, но они обязательно должны быть сделаны завтра.
Пример, если рабочий день: позвонить пяти клиентам, подготовить два клиентских предложения. В выходной: забрать машину из техосмотра, купить новый пылесос, посмотреть любимый фильм, проверить д/з у ребёнка

Страница ежедневника

ЖЕСТКИЕ И БЮДЖЕТИРУЕМЫЕ                                      ГИБКИЕ

Упражнение №2.

Сформулируйте три вопроса, которые помогают вам выделить из своего списка «гибких» задач наиболее приоритетные: 

Выпишите из Упражнения № 1 все гибкие задачи в соответствии с их вкладом в ваши цели:

Перечислите свои основные инструменты планирования, заполнив таблицу. Подумайте, какие вы используете лично, а какие – вместе с коллективом на работе

Кейс: рабочий день менеджера
 «День сегодня загруженный.
Только-только утро начинается, а уже кажется, что времени не хватит катастрофически.
Уже прибегала Катерина: на подпись накопилось огромное количество документов, которые необходимо отправить по почте сегодня же нашим клиентам. 
Основной поставщик задерживает поставки - надо ехать лично и разбираться, что к чему.
Проект А не стартует уже неделю: не даны все необходимые указания, Васин и Иванова тормозят процесс, требуют совещания, чтобы выяснить все вопросы. Но ведь не меньше часа потратим, а то и больше!
Надо не забыть позвонить в головной офис: на носу ежемесячный отчет.
Через неделю выставка, на которой «кровь из носу» должна быть наша продукция, а никто еще не приходил с отчетом о нашей готовности! Что это значит? Понятно, что это значит...
А так хотелось сегодня сходить в бассейн и просто поплавать...
Нет, вряд ли получится.
И эти постоянные звонки, которые отвлекают и не дают сосредоточиться! Все, конечно, важно, но у меня же не три головы и не десять рук!
Так, а на какое число у меня назначена презентация??? На сегодня. А к ней надо еще подготовиться. И кстати, уточнить, куда ехать.
На столе где-то лежит недоправленная программа - надо бы ее перекинуть в отдел поддержки клиентов. Но сначала закончить правки. Только где она именно? На столе, мягко скажем, не идеальный порядок...
- Да? Да, да, буду через полчаса...
Ну, вот. Еще и начальство вызывает на ковер. Что делать?»

Страница ежедневника

ЖЕСТКИЕ И БЮДЖЕТИРУЕМЫЕ                                                           ГИБКИЕ

Упражнение № 1.

1. Напишите большую задачу - «слон», - за которую вам необходимо в ближайшее время взяться.

Примеры: внедрить стандарты менеджмента качества, выучить английский до уровня разговорного, выйти на международный рынок.

2. Выпишите четыре конкретных «бифштекса» по этой задаче:

Упражнение № 2.

Выпишите 5 неприятных задач, которые вы откладываете, но их нужно сделать:

Упражнение № 3.

Пропишите для задачи «Повысить объём продаж в два раза» по методу швейцарского сыра несколько разных творческих задач для того, чтобы легко включиться в её выполнение:

Упражнение № 1.

Впишите в таблицу по два примера из задач ниже, распределив их по «кайросам».

Когда буду на совещании, задать вопросы коллегам из другого отдела.
В выходные, когда не захочется ничего делать, разобрать старые журналы по дизайну.
Увижу босса, напомнить про премию.
В магазине не забыть купить бритву.
Завтра, как придёт секретарша, дать свои визитки.
Когда завтра будем собираться по клиенту Ракар, взять с собой старую версию делового предложения.
Будет грустно, набрать Катюхе, я ж обещала позвонить ей уже давно.
Когда будет весенняя распродажа, наконец-то выставить свои работы на сайт.

Упражнение № 2.

Представьте, что вы переехали в новый рабочий кабинет. Используя метод «1-7-365», распределите задачи на столе:
Сегодня нужно доделать финансовую отчётность.
До вечера нужно успеть позвонить в автосервис.
Через полгода повысить объём продаж на 30%.
До конца этих выходных забрать машину из автосервиса.
До конца дня нужно подготовить для клиента договор. 
До конца недели сформировать план развития отдела.
На этой неделе отдать клиенту договор.
К концу года вывести компанию на доход в 20 млн.долларов.

Напоминаем:
«1» - задачи на сегодня.
«7» - гибкие задачи, запланированные для выполнения на текущей неделе.
«365» - долгосрочные задачи

Упражнение № 1.

Присвойте сценариям отдыха баллы в зависимости от степени переключения:

Упражнение № 2.

Напишите ресурсные занятия, помогающие вам максимально восстановить энергию, переключиться и получить удовольствие: 

Упражнение № 3.

Напишите свои ближайшие дела. Придумайте к ним 3 промежуточные радости для поднятия настроения и самомотивации:

Упражнение № 1.

Поставьте плюсы напротив тех тематических категорий, которым они соответствуют:

Руководитель решил принять участие в выставке, которая проходит 24 числа текущего месяца. За пару дней до этого он проводит контрольное собрание.
Распределите задачи по дедлайну и редлайну.
Задачи для распределения:
Привести заранее за два дня материалы на своё место на выставке.
Прийти в 7 утра и разместить книги и раздатку на столах.
Сразу по приходу договориться о том, чтобы каждый час по рупору делать объявления.
Заплатить за арендуемое место
Пообщаться с партнёрами, кто присутствует на выставке, – пригласить на своё событие.
Сделать визитки

Упражнение № 3.

Выделите корпоративные правила, касающиеся системы контроля поручений:

При ответе тему письма не следует менять.
Все делегированные задачи фиксируются в единой системе задач Outlook.
Поручение назначается одному исполнителю. 
Во время совещания телефон необходимо выключать или оставлять в приемной.
В случае возникновения конфликта поступивших от разных постановщиков задач, исполнитель обязан обратиться к своему непосредственному руководителю для расстановки приоритетов.
Встреча начинается строго в назначенное время.
Срочные вопросы следует решать телефоном или с помощью смс (можно через секретаря), несрочные – почтой! 
Получив задачу, исполнитель обязан сразу ответить на неё, приняв и задав вопросы, если они возникнут.
Планируется не более 70% рабочего времени в календаре.

Упражнение №1

Составьте свою карту развития на ближайшие 5 лет. Пропишите основные стратегические цели в разных сферах:

Упражнение №2

Выпишите главное событие вчерашнего дня:
______________________________________________

Напишите, какую ценность несёт данное событие для вас:
______________________________________________

Выпишите главное событие прошлой недели:
_______________________________________________

Напишите, какую ценность несёт данное событие для вас:

_______________________________________________

Упражнение № 3.

Подумайте, что для вас действительно важно в разных сферах жизни. Пропишите по каждой основные ценности:

Упражнение № 1.

Представьте, что вы на работе. Выделите из предложенных дел три задачи, которые на ваш взгляд не являются производительными. То есть являются отвлечениями:

Написал клиенту письмо.
Оформил отчёт за месяц.
Зашёл на сайт по ремонту квартир посмотреть для себя.
Позвонил по договору узнать насчёт постоплаты.
Отправил в бухгалтерию данные для подготовки счёта 
Ответил на несрочный звонок от коллеги.
Решил в пятый раз за час проверить почту.
Убрал из папки Входящие письма, с которыми уже давно не работаю.

Упражнение № 2.

Напишите 3 ваших основных поглотителя и придумайте способы борьбы с ними: